[운영] 일반적인 회의기록 및 결과작성하기

앞서 작성한 회의록 작성방법은 정관이나 규정에 의해 작성돼 영구보존되거나 공증용으로 작성할 때 필요한 것입니다.

이 글은 이와 달리 비영리조직을 운영할 때 내부 또는 회의 참석자들과 회람하는 회의자료, 또는 회의록을 작성할 때 필요한 방법론을 이야기해보고자 합니다. 

 

앞서 언급했던 회의록 작성원칙과 달리 비영리조직에서 일할 때 총회나 이사회가 아닌 운영위원회나 자문위원회, 또는 대외적으로 다양한 연대사업에서 기록을 해야할 때가 있습니다. 요즘은 디지털 기술의 발달로 스마트폰으로 녹음하고 그렇게 녹음된 것을 문자로 변환해주는 어플도 나와 있어 보다 편리해진 것은 사실입니다.

 

그러나 어디까지나 회의록을 작성하는 목적은 정보의 공유에 있기 때문에 '누구나 한눈에 읽기 편하고 일목요연하게 정리된 기록물'로써 가치가 있어야 합니다. 회의의 중요도에 따라 기록자가 두명이상이 모든 발언을 속기하여 정리하는 방법도 있지만 회의의 발언내용을 요약해서 정리하는 능숙함도 필요합니다. 그럴려면 회의의 기록자는 회의의 목적과 안건을 숙지한 사람이어야 합니다.

 

비영리조직에 일하는 사람들 가운데에는 회의에 참석은 하는데 기록을 어떻게 해야할지 고민이 많을 것입니다. 또 회의에 참석했더라도 회의 주재자가 회의결과물을 제대로 회람해주지 않을 때도 많고 다음 회의에 참석했는데 이 전회의에서 어떤 논의가 진행됐는지를 공유하지 않은 채 회의가 진행되는 경우도 허다합니다. 이런 경우 이전 회의에서 했던 발언들이 똑같이 반복돼 아까운 시간만 허비했다는 느낌이 들때가 많지요. 심지어는 이전 회의에서 참석하지 않았던 참가자가 논의의 중심을 거꾸로 되돌려버리는 일도 잦습니다. 이런 일이 발생하면 귀중한 시간도 날리고 논의의 속도도 늦추어 결과 사회적 비용만 추가시킵니다.  민주주의는 결과에 대한 승복과 합의라는 원칙을 지키는 제도입니다.

 

회의록을 남기는 이유는 바로 공동체 의사결정의 원칙, 조직 민주주의를 지키는 최소한의 원칙입니다.

 

자 그럼 회의록은 어떤 순서로 작성하는지 알아보겠습니다.

 

[회의명칭] - 회의의 이름을 기록하고 회차가 있다면 몇회차인지 기록한다. 회의일시 : 년월일과 회의시작과 끝시간을 기록한다.  회의장소 : 회의장소의 명칭(행정구역상 동까지 표기) 회의참석대상 : 회의에 참석하는 대상이 누구인지 표시한다. 예)각 단체 대표자, 각 단체 실무총괄자 회의참석자 : 참석자의 이름을 일일이 기록한다. 참석자수는 참석대상자 대비 몇명이 참석했는지 작성한다. 안건투표에 앞서 위임한 사람이 있다면 기록해둔다. [전차(이전)회의 보고]  - 이전에 열렸던 회의가 있다면 해당 회의의 결과를 보고한다.  - 회의명(회차). 회의일시, 회의장소, 참석자, 안건과 안건논의결과를 요약하여 보고한다. [안건보고]  - 안건은 정보공유차원에서 <보고안건>, 의결이 필요한 <논의안건>을 구분하여 작성한다. [논의결과]  - <보고안건>외에 <논의안건>에서는 각 논의안건별로 참가자들이 안건에 대한 찬반 또는 보충의견발언들을 오약하여 기록한다. - 또 표결이 필요한 안건에 대해 몇표 또는 만장일치로 안건을 어떻게 의결했는지 기록해둔다. [폐회] 회의종료시간과 차기 회의 일정을 기록해둔다.

회의록은 회의가 끝나면 1-2일 이내에 회의참가자들이 서로 공유하고

회의가 열리는 경우 회의에 대한 간략한 회의자료를 제공하는 것이 필요하다.

회의자료는 (회의일시와 장소, 참석대상, 안건, 안건참조자료)를 정리해 회의참석자들에게 사전에 제공해 회의내용에 대한 사전학습을 하고 개최하는 것이 필요하다.