[운영] 회의 - 위임장 작성하기

매년 연초가 되면 비영리조직들이 회원 총회를 개최합니다.

그런데 부득이하게 시간이 맞지 않아 회의에 불참하는 회원들로부터 '위임하겠다'라는 이야기를 들으면 어떻게 대처해야 할지 막막할 때가 있습니다. 더군다나 비영리조직 운영 경력이 짧은 간사나 담당자들은 구두로만 접수하고 다른 근거 서류는 만들지 않을 때가 많습니다.

하지만 위임장은 중요한 의사결정이 기록된 회의의 경우는 분쟁을 예방하기 위해 필요한 경우가 있고 정관이나 회칙에 위임규정이 있다면 반드시 보관하여야 합니다.

 

1. 회의 위임의 종류

회의를 개최할 때 위임에는 세가지 종류가 있습니다. 출석권과 의결권을 어떻게 행사하느냐에 따라 다음과 같은 방법이 있습니다.

 가. 출석위임 : 제3자로 하여금 대리 출석하게 하여 표결을 행사함.

    - 이때 의결권은 1인 1표만 행사할 수 있습니다. 한 사람이 여러개의 의결을 대리할 수 없습니다.

   - 대리인은 대리인위임장을 총회 의장에게 제출하여야 그 권한이 인정됩니다.

 나. 서면위임 : 제3자로 하여금 사전에 안건투표지에 표결하여 제출함

   - 사전에 제공된 서면에 이미 안건에 대한 찬반표시를 하여 의장에게 제출합니다.

  - 서면 투표용지는 사전에 안건지와 함께 회의참석대상자에게 제공되어야 합니다.

  - 서면 투표용지를 제3자에게 대리 출석하게 하여 제출할 수도 있습니다.

 다. 의장위임 : 총회의 의장에게 의결권을 위임.

   - 중립투표(Shadow voting)라고 합니다. 찬반 의사표시가 없으며 총회의 의장이 그 권한을 행사합니다.

   - 의장은 위임받은 의결권을 안건의 찬반투표 결과에 영향을 주어서는 안됩니다.

   - 의장에게 결의권을 위임한다는 위임장을 제출해야 합니다.

※ 별도 규정을 두어 대리인에 관한 자격을 둘 수 있습니다.

 

2. 위임의 방법

 

 가급적 위임장은 한 장에 상기에 적시된 3가지 위임방법을 모두 기록하게 하는 것이 지면 절약상 좋습니다.

총회공고를 개시한 경우 이때 안건지와 함께 위임장도 같이 제공되어야 합니다.

의사록에는 출석위임, 서면위임, 의장위임으로 구분하여 기록해두는 것이 좋습니다.

위임장을 제출한 경우 '출석'한 것으로 간주됩니다.

사단 또는 재단, 사회적협동조합과 같은 법인의 임원, 즉 이사회의 구성원은 출석과 의결 모두 위임할 수 없습니다.

위임장은 보통 아래와 같은 방식을 참조하세요.

 

총회 위임장 0000년도 ㅁㅁ법인(단체/조합) ㅁㅁㅁㅁㅁ 회원 (정기/임시 또는 제0차)총회 참석 및 결의에 관하여 정관(또는 회칙) 제00조 0항에 따라 아래와 같이 회원으로서 권한을 위임합니다.  -아 래 - (   ) 본인이 지정한 대리인에게 출석과 의결권 일체를 위임합니다.   대리인 성명 홍길동       소속(신분에 필요한 사항) (  ) 본 회의 안건에 대해 아래과 같이 의결권을 행사합니다.   가. 부의안건 1호  ☆☆☆☆☆☆☆☆  (찬/반)   나. 부의안건 2호  ★★★★★★★★  (찬/반)   다. 부의안건 3호  ▲▲▲▲▲▲▲▲ (찬/반) (   ) 본 회의 출석과 의결권 일체를 의장에게 위임합니다. 제출일 0000.00.00 제출인  회원    홍 길  동 (자필서명 또는 (인감)도장)

사용뱡법은 위에 열거된 세가지 중 한가지를 선택(번호에 동그라미 표시)해서 작성하면 되고 양식은 체크박스를 두거나 표를 그려서 표현하거나 자유롭게 쓰시면 됩니다.