[운영] 규정에 의한 회의와 의사록 작성하기

비영리조직에 있다보면 조직 내부의 회의, 다른 단체와의 연대사업(네트워크) 회의, 또는 정부나 지자체 등 유관공공기관과의 회의 등 무수한 회의를 하게 됩니다. 각종 연구나 조사 목적의 회의나 단순 모임의 회의 등 수많은 회의를 하게 됩니다. 회의는 민주주의의의 골격과도 같습니다. 회의를 잘한다는 건 짧은 시간내에 회의의 목적을 달성하고 결론을 짓는 데 익숙하다는 것입니다. 많은 비영리조직들이 회의 운영에 어려움을 겪고 '회의주의자'라는 자포자기성 푸념도 합니다.  대개 회의 주재자가 회의의 흥미를 떨어트리는 주 원인 제공자인 경우가 많습니다. 

회의주재자는 조직의 대표자가 맡는 경우가 많고 또 회의를 통해서 구성원들에게 하고싶은 '훈화말씀'을 하는 경우가 많습니다. 그리고 나이나 사회생활의 경험을 앞세워 회의의 결론을 일방적으로 끌고가는 경우도 많습니다. 비영리조직 내부 민주주의가 위기에 몰렸다는 평가가 많은 이유는 대개 회의로 인한 분쟁에서 시작됩니다. 10여년 전부터  '퍼실리테이터'라는 직종이 비영리조직내에서 유행하기 시작했습니다. 비영리조직에서만 있는 매우 독특한 유형입니다. '회의를 전문적으로 조직하고 운영하는 사람'이란 뜻의 퍼실리테이터의 존재는 역설적으로 비영리조직 내의 의사결정문화가 매우 후진적이고 전근대적이라는 것을 보여줍니다. 비영리조직의 구성원들은 회의를 어떻게 진행해야할지 아주 잘 알고 있습니다. 회의문회가 조직문화라는 것을 알면서도 현실적으로 난관이 존재한다는 것도 알고 있습니다. 회의를 잘 조직하고 운영하는 사람일수록 좋은 리더일 가능성도 높습니다. 그것이 결사체 민주주의의 발전을 이룰 수 있는 역량입니다.

 

이 포스팅에서는 '형식'요건에서 회의를 진행하고 기록하는 방법에 대해 알아봅니다.

 

1. 회의의 목적

회의의 목적은 안건에 대한 의사결정을 위해 개최하며 회의참석자들의 의견을 '경청'하고 안건에 대한 찬성과 반대 또는 아이디어에 대한 의견을 종합해 결론을 내리는 것을 최종 목적으로 합니다. 회의가 길어진다는 것은 그만큼 안건에 대한 결론이 나지 않음을 말하고 참석자간 의견일치가 되지 않고 있다는 것을 말합니다.

그래서 우리는 이처럼 회의가 길어지고 결론이 나지 않을 때 다수결의 원칙에 따라 의사를 결정합니다. 이것은 민주주의의 기본 원칙입니다. 민주주의는 회의에서 시작해 회의로 끝납니다. 조회로 시작해 종례로 끝나는 일과와 같이 개회로 시작해 폐회로 끝을 맺습니다. 창립총회가 있으면 폐업총회가 있습니다.  조직의 모든 의사결정은 회의로 결정됩니다.

이것이 민주적 조직의 핵심적인 특징입니다.

 

2. 회의의 방법

회의는 간결하게 하는 것이 좋습니다. 30분에서 1시간 이내가 가장 적절합니다. 

회의가 간결하게 끝내려면

가. 회의 주재자는 안건 설명 외에 가급적 말을 적게 하고 회의의 결론을 유도하는 발언을 해서는 안됩니다.

나. 회의 준비는 철저하게 준비해야 하며 사전에 참석자들이 회의 안건에 대해 사전 학습이 이뤄져야 합니다. 

다. 회의 참석자들은 안건과 관련한 의사표시만 해야 합니다. 개인 신상발언이나 주제와 관련없는 이야기로 회의를 지연시켜서는 안됩니다. 개인 발언은 1-2분 이내로 제한해야 합니다.

라. 회의 주재자는 안건과 관련한 의사결정을 빠른 시간 내에 의견을 모아야 합니다.  정회, 휴회 등을 적절히 배합해 회의의 원활한 진행을 도모해야 합니다. 

마. 의결방법

  ● 보통 모임이나 회의에서는 회의시작시간, 참석자확인, 안건보고와 세부안건토의, 결과공유식으로 진행합니다.

  ● 하지만 공증과 같은 법률적 절차가 필요한 회의에서 아래와 같은 내용을 염두해두면 도움이 됩니다.

  - 안건상정 → 제안이유설명 → 동의 → 재청 → 질문 및 토론 → (원안동의/수정제안)→동의→재청 → 의결

 

  1) 동의(動議) : 상대방의 의견에 동의(同意)하다가 아닌 처음 의견을 체출하는 것을 말합니다. 

     -  '부의안건 1호 임대형 킥보드 규제방안에 대한 안건에 동의합니까'

    -  '(일동) 동의합니다'

    -  '원안대로 동의가 되었으므로 재청합니까'

   2) 재청(再請) : 동의가 된 안건을 참석자들에게 의견을 묻고 답하는 것입니다.

   - '(아무개) 재청합니다.

   - ' (의장) 동의된 안건에 *** 위원님의 재청이 있으므로 의결하겠습니다.

  3) 안건 ○○○○○에 대해 출석인원 전원(또는 과반수)의 찬성(또는 승인)으로 의결됐음을 선포합니다. 

 

사. 회의의 순서(총회의 경우)

  1) 회의시작알림 → 성원보고 (정족수확인/위임확인) → 개회선언 → 전차회의록 보고(승인) → 

  2) 조직현황보고 → 안건보고 및 상정 : 전년도 사업 및 결산보고 → 감사보고 및 보고서 채택 및 의결

  3) 차년도 사업계획 및 예산안 보고

  4) 기타안건

  5) 폐회선언 - 회의록 기록 확인 및 기명 날인.

 

※ 사단법인 또는 비법인사단의 총회 안건은 총회 개최 공고 또는 통지에 기재된 안건에 한해서만 결의할 수 있습니다. 즉, 기타안건이라는 이름으로 관행적으로 통지되지 않은 안건을 총회장에서 제안하여 결의하는 것은 무효라는 것입니다.  총회에서 사전에 통지된 안건외 다른 안건을 결의하려면 조직 정관에 총회의 안건 조항에 관련된 내용을 기술해야 합니다.

제72조(총회의 결의사항) 총회는 전조의 규정에 의하여 통지한 사항에 관하여서만 결의할 수 있다. 그러나 정관에 다른 규정이 있는 때에는 그 규정에 의한다.

 

3. 회의록 또는 의사록의 기록

 

회의 결과를 기록할 때 사진과 함께 회의록을 준비하는데 회의록은 외부에 제출할 때 또는 내부에 보관할 때 다르게 기재하는 경우가 있습니다. 법인의 경우 공증을 목적으로 제출하는 회의록은 공증사무소에서 요구하는 대로 다시 기술하는 경우가 허다합니다. 이 또한 공증사무소 마다 기준과 원칙이 제각각이라 뭐라고 이야기하기가 애매합니다.

다만 회의록의 작성방법을 원칙대로 하고 싶다면 대한민국 국회 홈페이지에 게시된 국회 의사록을 참조하시면 됩니다.

 

가. 회의록의 작성원칙

  1) 정관에 총회, 또는 이사회와 관련된 사항 중 의결방법에 따라야 합니다.  

  2) 조직의 현황에 변동사항이 있을 때는 구체적인 변경전후 사항을 기재합니다.

  - 인원의 변동사항에는 인원의 실명을, 예산의 변동사항에는 구체적인 금액을,  주소지 변동에는 세부 주소를 작성합니다.

  - 등기사항증명서, 사업자등록증, 각종 인허가증의 기재사항이 변동되는 경우에도 같습니다.

  3) 회의록에는 해석상 논란이 일어날 수 있는 특수문자나 기호를 사용하지 않습니다. 

  4) 안건에 대한 논의시 발언자와 발언내용을 표기해야 합니다.

  5) 회의록에 담긴 내용은 반드시 참석자들에게 확인시키고 이를 증명하기 위해 자필서명( 공증시 인감과 지면간인추가)을 회의록 말미에 받아놓습니다.

  6) 회의 안건의 명칭과 안건의 의사진행과정과 방법, 결과를 구체적으로 기록해야 합니다. (민법 제76조)

 

나. 회의록 작성방법 - 아래 포스팅 참조.

https://socialcodinator.tistory.com/26?category=680076 

[공증] 비영리법인 나홀로 공증 준비하기

 1) 서술형

  - 대한민국 국회의사록 또는 지방의회 의사록을 참조하면 회의록을 서술형으로 작성하는 방법이 구체적 예시로 나와있습니다. 회의 참석자들의 발언이 법률적인 효력과 정책에 영향을 미치는 효과가 크기 때문에 발언 하나 하나 뿐만 아니라 회의장의 분위기까지 마치 영화 시나리오 대본처럼 상세하게 기술합니다. 

  - 발언자의 발언맥락과 내용을 파악하기 힘들 경우, 또는 회의 안건 심의 내용이 민감한 사안인 경우 발언자의 발언맥락과 언어에 대한 판단을 보류하고 있는 그대로 사실을 전달하기 위해 발언 내용을 모두 기록하는 것입니다. 보통 이런 경우 별도의 녹취나 영상녹화장비를 통해 정밀하게 옮겨 기록합니다.

 

2) 요약형

 - 일부 사립학교 법인의 의사록이 공개되는 경우가 있는데 예시문으로 참조하면 됩니다.

 - 서술형과 달리 안건과 관련된 발언자의 핵심 내용만 기록자가 정리 요약하여 기록합니다. 내용의 정정은 회의종료후 회의록 기록 확인 과정에서 정정할 수 있습니다.  

서술형)  - 홍길동 위원 : 이번 안건은 도로 보행자 보호를 위해 임대형 킥보드에 대한 규제를 강화하자는 의견에 찬성합니다.  도로 뿐만아니라 보행로에서 지장물로 피해를 주고 있고 인원초과, 보호구미착용, 무면허, 신호위반등 각종 사회문제의 주범이 되고 있습니다.  요약형1)  - 홍길동 위원이 임대형 킥보드 규제 방화안에 대해 보행자 안전과 사회문제 주범으로 규제 강화 의견에 찬성하다. 요약형2) -  보행로 지장, 안전 문제, 사고 유발등 사회문제 주범으로 강화의견에 찬성(홍길동위원)

 - 요약형은 회의기록자의 이해력이나 정리능력이 중요합니다. 그래서 회의 주재자가 보통 회의를 진행하면서 발언자들의 발언내용을 요약하고 재차 확인해주는 방식으로 기록에 도움을 줄 수 있습니다.

 

※ 공증사무소 또는 법무사마다 회의록을 작성하는 방식이 조금씩 차이를 보입니다만 회의록에 필수적으로 들어가야할 형식요건과 내용을 충족한다면 특별히 정해진 예문은 없습니다. 구체적인 작성방식은 담당 법무사나 공증인사무소와 협의하시기 바랍니다.

<요약형 회의록> 제 00차 사회적협동조합 이도움 조합원 정기 총회회의록   일시 : 2021.02.10.(화). 16:00 장소 :  조합사무실 출석회원 : 해모수, 박혁세, 김알지, 안자미, 고부양.........(이름 기록) 등 28인 총원 35인중 28인 출석하여 성원이 됐음을 확인함. 안건1. 2021년도 감사보고의 건을 참석자 만장일치로 승인하다. 안건2. 2021년도 추진사업 5건에 대한 결과와 총액 20,555,432원에 대한 재무제표 등 결산서를 참석자 만장일치로 승인하다. 안건3. 2022년도 사업계획 5건 및 예산안 총액 40,000,000원에 대해 참석자 만장일치로 승인하다. 2021.02.10. 시회적협동조합 이도움 출석이사 000 (기명날인) 출석이사 000 (기명날인) ※회의록의 진실성을 강화하기 위해서는 내용을 구체적으로 의사결정과정까지 기록하는 것이 좋습니다. 상기와 같이 요약식으로 작성하더라도 감사보고서, 사업결과 및 결산서, 사업계획과 예산안을 첨부서면으로 보관해야 합니다.