[운영] 회의 - 성원이 됐으므로 개회합니다

조직에서 이사회나 총회 등 법률적 결의의 효력이 있는 의사결정의 단계에서 ' 성원 보고'라는 것을 합니다.

 

1. 성원이란

 

용어를 처음 접하는 사람들에게 '성원보고'는 다소 어려운 단어입니다만,

'성원'이라 함은 회의를 개최할 수 있는 의결정족수 이상이 모였다는 뜻입니다. 한자로는 이룰 성(成), 일원 원(員)입니다. 구성원이 모두 모여서 회의를 할 수 있게 됐다는 것입니다.

일반적으로 법인의 의결방법은 재적회원 과반수 이상 출석으로 출석사원의 과반수 이상 찬성으로 결정하고 특별한 경우 정관변경은 재적회원의 3분의 2이상, 해산은 재적회원의 4분의 3이상 출석해야 가능합니다. 

 

2. 성원의 범위

 

모든 단체별로 회원자격에 대한 규정이 있습니다.

성원이란 기본적으로 정관이나 규약에 회원으로서 자격규정에 따라 결의권이 있는지를 확인하는 과정이 우선이고, 그 다음은 성원의 자격, 즉 출석으로 인정할 수 있는 회원을 결정하는 것입니다.

실제 회의에 참석하지 않았더라도 정관에서 위임이나 대리권을 따로 제한하지 않았다면 민법 제73조는 위임이나 대리도 출석으로 인정하고 있습니다. 그래서 성원보고시에는 출석한 사람, 대리위임권자를 포함하면 성원이 됩니다.

여기서 대리 위임권자는 회원을 대리하여 출석과 의결권을 가진 자, 회원을 대리출석하여 사전에 표시한 서면 의결권을 행사한 자,  회원이 사전에 서면의결권을 행사한자,  회의의 의장에게 결의권을 대리위임한자(중립투표) 등을 말합니다.

여기서 중립투표란 회의에 불출석한 회원이 회의 의장에게 회원의 결의권을 위임하는데 의장은 이 결의권을 임의로 집행할 수 없고 찬반 투표결과에 영향을 주지 않는 범위(가부동수)에서 분배하는 것을 말합니다.  

 

성원보고의 방법은 "재적회원 00명중 출석 00명 출석대리위임 00명, 서면사전결의 00명,  의장위임 00명으로 재적회원의 과반수인 00명이 출석한 것으로 성원을 보고합니다."고 하고 출석회원들의 확인, 의장의 확인을 통해 '성원이 됐음을 선언합니다'라고 발표합니다.

 

3. 성원의 증명

 

회의 참석자의 성원 증명은 회의 참석부와 위임장으로 증빙합니다. 

회의 참석부에는 참석자의 이름과 신분을 구분할 수 있는 소속, 생년월일을 표기하고 자필로 서명해야 합니다.

간혹 주민등록번호나 주소를 수집하는 경우도 있습니다. 회의 참석부는 개인정보보호법에 따른 개인정보 수집활용동의서를 반드시 받아야 합니다.

회의의 경우 위임장은 출석에 대한 위임인지, 의결에 대한 의장 위임인지, 의결권에 대한 출석 위임인지를 명확하게 구분하여 대리 참석자가 이를 의장에게 제출해야 합니다. 단체의 정관에 위임에 대한 규정이 있는지 확인해야 하고 위임에 대한 규정이 없다면 위임장은 의미가 없습니다. 또한 위임은 1인에 대해서만 가능합니다.

회의를 진행하는 의장은 회의 참석자에 대한 재적, 출석, 불출석, 위임 등을 구분하여 회의 성원에 맞는지 그 참석자 수를 회의 참석자 전원에게 고지하여야 비로소 성원이 확정됩니다.