[디지털]실무자들을 위한 데이터 기록 보존

비영리단체에서 일하면 많은 문서들을 컴퓨터에 저장하게 됩니다.

사무실에 있는 컴퓨터는 시간이 지나면 성능이 떨어지고 자칫 수년간 쌓아놓은 문서파일들을 날려버릴 수도 있죠.

그래서 자주 쓰는 파일들을 체계적으로 정리해서 안전하게 보관하는게 중요합니다.

업무용으로 작성한 문서들을 정기적으로 백업하거나 보존하는 장치를 해야할 때가 있습니다.

 

1. 초보적인 데이타 보존

- USB나 외장하드에 정기적으로 저장하는 것입니다. 매주 USB에 업로드한다는 방식으로 말입니다.

- 컴퓨터에 임시로 보려고 다운받은 파일을 정기적으로 지워주는 것, 업무와 무관한 개인적인 파일들을 삭제하는 것도 필요합니다.

- 또는 구글드라이브나 네이버 클라우드서비스처럼 무료로 제공하는 포털계정에 자주사용하는 문서파일, 예컨대 사업자등록증 사본이나 통장사본을 저장하는 것입니다. 또는 입출금장부를 아예 구글 스프레드 시트로 작성하는 것도 괜찮겠죠.

 

2. 초보적이지만 보다 안정적인 방식

 - NAS와 같은 외장서버를 선택하는 것입니다. 데이타를 공유할 때 필요합니다. 여러 사람들이 하나의 문서를 자주 열어봐야할 때 설치하면 좋습니다. 규모가 작은 것은 30-50만원대부터 보안과 백업기능이 있는 150만원대까지 다양합니다. 

 

3. 저장하는 문서를 체계적으로 분류하는 것도 중요합니다.

- 불필요한 문서, 완성되지 않은 문서, 연습용 문서, 인터넷에서 언제든 다운받을 수 있는 문서들은 굳이 보관할 필요가 없습니다. 단체에서 직접 만들어낸 창작 문서만 보존하면 됩니다.그래서 문서 폴더들을 분류하는 것이 중요합니다.

- 대분류로 기본정보(단체 사업자등록증 통장사본 임원명단 회의록 직원명부), 재무정보(입출금장부, 급여, 계약서), 사업관리(보조사업, 외부지원사업, 자체사업을 연도별로 분류), 미디어파일(사진, 동영상파일을 연도별로 분류)하는 것입니다.

- 저의 경우는 연도별로 대분류를 나누고 각 연도안에 사업별로 폴더를 만들어서 보존했습니다. 그리고 사업들은 계획, 모집, 실행, 정산 식으로 순서를 정해 파일을 저장했습니다. 

 

4. 바이러스나 해킹으로부터 안전하게 유지하는 문서들

- 요즘 랜섬웨어가 기승입니다. 모르는 사람이 보낸 이메일은 절대로 다운받지 마세요.

- 컴퓨터 윈도우 시스템이 제어하는 바이러스체커를 활성화하거나 광주은행 우리은행 같은 은행사이트를 열어두고 다운받으세요. 바이러스나 악성코드를 사전에 잡아둘 수 있습니다. 

- 인터넷에 돌아다니는 무료 서식을 함부로 다운받지 마세요. 가급적 그 서식이미지가 있다면 이미지를 참조하여 한글문서에서 직접 작성하세요.