[재무] 메일머지로 급여명세서를 작성하는 방법

우리가 문서를 작성할 때 많이 쓰는 한글프로그램에는 유용한 기능이 많지만 잘 모르고 쓰지 않는 경우가 많습니다.

 

대표적인 것이 바로 메일머지 기능입니다.

메일머지는 엑셀과 연동해서 엑셀에 저장된 데이터를 한글 문서에 출력할 수 있게 하는데 유용합니다.

 

한글출력 양식 작성화면

이렇게 한글로 급여명세서 서식을 만들었다면

해당되는 칸에 커서를 놓고 엑셀문서의 각 항목에 있는 데이터값을 불러오도록 메일머지를 작성하면됩니다.

 

한글 메일머지 메뉴(도구-메일머지)

한글 프로그램 상단 메뉴에서 도구 - 메일머지로 이동하면 저렇게 '메일머지 만들기'와 '메일머지 표시달기'가 있습니다.

작업순서는 메일머지 표시달기 → 메일머지 만들기 순입니다.

 

메일머지 표시달기는 한글 문서의 해당 위치에 마우스 커서를 위치한 다음

메일머지 표시달기를 눌러서 엑셀 문서에 있는 데이터값이 있는 상단열의 항목이름과 동일하게 작성하는 것입니다.

메일머지 표시달기 화면

위 그림에서 필드번호나 이름란에 '메일머지 표시달기' 즉, 엑셀문서에서 불러올 항목 이름을 넣습니다.

만들기를 누르면 저렇게 중괄호 {{불러올 항목이름(필드)}}안에 표시됩니다.

 

여기서 엑셀로 작성된 급여명세서를 볼까요?

엑셀 급여명세서 화면

저기 H열의 총근로시간이라는 항목이름과 한글문서의 메일머지 표시상 필드이름이 같아야 합니다.

작업이 끝나면 '메일머지 만들기'를 누르면,

이런 화면이 나오고 저기서 엑셀문서로 만든 급여명세서 파일 위치를 찾아서 선택하면 됩니다.

출력방향 에서

1.프린터는 바로 엑셀 문서를 불러와 한글의 양식대로 출력되는 방식

2. 화면은 말그대로 인쇄화면으로 보여주는 방식

3. 이미지와 같은 파일 형태로 결과물을 출력되는 방식 등입니다.

출력옵션은 한번씩 눌러서 실행해보세요. 이미지와 같은 파일 방식은 이미지 이름이 랜덤으로 표시되기 때문에 나중에 그 이미지를 일일이 찾아서 직원이름으로 변경해줘야겠지요?

 

그리고 '만들기(D)'버튼을 누르면 자료종류 에서 선택했던 엑셀파일 안에 시트와 시트 내에 있는 행의 범위를 선택할 수 있게 돼 있습니다. 

 

※메일머지는 행사나 교육 참석자들의 명찰을 출력하거나 상장, 수료증, 주소록 라벨 등을 출력할 때도 유용합니다.