[공증] 비영리법인 나홀로 공증 준비하기

1. 공증이 필요한 경우

 - 앞서 공증이란 사서문서를 법률적 효력을 갖는 공적 문서화하는 증명작업이라고 했습니다. 

공증은 여러가지 종류가 있습니다만 보통 계약이나 금전거래 등에 활용됩니다.  말그대로 사인간에 약속한 문서는 사적 관계로 형성된 문서를 법률적 효력을 갖도록 국가가 지정한 전문가에게 공적문서로 증명받는 절차입니다.

 

 - 영리든 비영리든 법인으로 인허가신고를 받은 조직은 등기를 하게 돼 있고 등기를 하기 위해서는 내부의 의사결정 행위를 기록한 문서를 공증받아야 합니다. 그래서 주식회사와 같은 상법상 회사, 협동조합, 사단법인 재단법인, 사회복지법인, 학교법인, 의료법인 등 법인격을 가진 곳이라면 총회나 이사회의 의결을 담은 회의록을 반드시 공증을 받아야 등기부에 기재할 수 있습니다.

 

- 대표적으로 제3섹터라고 불리우는 사단법인, 재단법인, 사회복지법인, 사회적협동조합과 협동조합(영리법인이지만 제3섹터에 포함시키기로 한다)은 모두 법인형태이므로 법인의 명칭, 정관, 목적사업, 주소지,대표자, 임원, 자본금(출자금)이 변동되는 경우 반드시 총회의사록, 이사회의사록을 공증받아야 합니다.

 

※공증은 등기사항이 변경될 때마다 하므로 대표자, 임원, 주소지, 자본금, 목적사업 등 등기사항증명서에 기재된 내용이 변경될때마다 총회나 이사회를 개최하고 의사록을 공증받아야 합니다. 특히 정관에 임원의 임기가 2년, 3년 등으로 명시된 경우 2년마다 또는 3년마다 무조건 등기를 해야 하고 공증해야 하므로 공증업무 전반에 대한 경험과 지식을 배우려는 자세가 필요합니다.

 

2. 공증하는 방법

 

 공증은 법무부에서 지정한 공증인 사무소에서 해야 합니다.

공증인사무소에 직접 서류를 구비하여 방문해서 진행할 수도 있고 주변에 잘 아는 변호사나 법무사가 있다면 공증업무를 대행하도록 의뢰해서 하는 방법도 있습니다. 이 경우 공증인사무소에 직접 방문해서 하는 것보다 대행수수료가 10~20만원정도 추가된다는 점을 알아야 합니다. 

 

 가. 공증인 사무소를 직접 방문해서 진행할 경우에는 사전에 공증인사무소에 연락해 필요서류나 서식을 사전에 안내받아 어느 정도 작성을 해서 방문하는 것이 좋습니다. 

 

나. 법무사사무소에 공증대행을 요청하는 경우에도 기본적인 준비서면을 문의해서 의뢰해야 합니다. 공증을 대행하더라도 법무사에서 모든 서류를 자체적으로 만들어주는 것은 아니니까요. 비영리법인의 경우 총회의사록이나 이사회의사록은 기본적으로 공증을 받아야하는 의결의 범주가 정해져 있기 때문에 일정한 내용과 절차를 기반으로 의사록을 작성해주기도 합니다. 

 

3. 공증을 받는 의사록(회의록)은 어떻게 작성해야 하나요?

 

의사록은 기본 틀이 있습니다. 

 가. 정관에 명시된 의결방법에 따라 기재되어야 합니다.

  - 정관에 '재적회원의 과반수 이상 출석, 출석 회원의 과반수 이상 의결로 정한다'고 돼 있다면 이같은 요건을 갖추었는지 살펴야 합니다. 

 - 정관 기재사항이 변동이 생길 때는 정관개정에 필요한 의결정족수(3분의 2, 또는 4분의 3)를 확인해서 의결정족수를 재차 확인해야 합니다.

 - 위임한 회원이 있는 경우 위임의 형식과 내용이 적절한지 살펴야 합니다.

 - 일반적으로 안건을 제출하는 것을 동의, 동의된 안건에 찬성하면 재청, 이를 다시 찬성하면 삼청이라고 합니다. 과거에는 삼청까지 진행됐지만 요즘은 안건을 제안하는 동의절차가 있으면 제3자가 재청하고 전원이 찬성하면 의결되는 절차로 기록합니다. (의사록에서 동의란, '뜻에 동의하는 것'이 아니라 '의안을 상정하는 것'을 말합니다. 많은 분들이 이를 혼용합니다.)

 나. 정관에 명시된 자격과 선출방법에 따라 기재되어야 합니다.

 - 이사장은 총회에서 선출하는지 이사회에서 선출하는지 살펴야 합니다.

 - 임원은 회원중에서 선출하는 지 회원이 아닌 사람에서도 선출이 가능한지 점검해야 합니다.

 - 임원은 총회에서 선출하는지 후보군을 추천한 후 이를 승인하는 절차를 밟는지 살펴야 합니다.

 다. 회의록에는 다음과 같은 순서로 진행합니다.

  - 사회자가 성원을 확인하고 의결정족수가 됐는지 성원보고를 합니다.

  - 의장이 성원이 됐음을 확인하고 회의 개회를 선언합니다.

  - 기록위원이나 기명날인자를 지정합니다.
  ※기명날인이란 이름을 쓰고 도장을 찍는다는 뜻이며 자필로 이름을 쓸 필요가 없다는 뜻입니다

  - 전차회의록을 승인합니다. 

  - 안건을 상정하고 심의합니다. 그리고 의결합니다.

  (이때 안건에 대한 충분한 이의가 없는지 토론하거나 이를 확인해야 합니다.)

  - 각 안건에 대한 상정 - 심의 - 의결이 끝났다면 추가 안건이 있는지 확인합니다.

  - 그리고 폐회를 선언합니다.

 라. 이사장이 변경된 경우

  - 총회나 이사회에서 이사장이 사퇴하거나 변경되는 경우에는 임시의장을 선출하여 의사를 진행하므로 이에 대한 의사록 기재시 정관에 관련 내용을 참조하여 기록해야 합니다.

 마. 사회적협동조합의 경우

 - 사회적협동조합은 조합원이 신규로 가입하거나 탈퇴한 경우에는 출자금액의 총수가 변동이 생기므로 이에 대한 의결내용이 추가로 필요합니다. 특히 출자총액이 변동되면 정관을 변경해야 하는 경우가 있습니다. 

 

4. 준비서면

 - 공증사무실이나 법무사 사무실에서 보내주는 서면은 수기로 작성해도 되고 한글 문서로 작성해도 됩니다.

 요즘은 대부분 한글문서로 작성하고 해당 서식도 법령정보사이트나 인터넷등기소에 있으니 다운받아 작성하면 됩니다.

 - 법무사나 공증인사무소에 번거롭더라도 수시로 찾아가서 서면을 확인받고 하는 과정이 필요합니다. 이렇게 시행착오를 거치면서 공증업무도 익숙해지는 것이 조직관리에 도움이 됩니다.

 

5. 의사록인증제외법인의 경우

 - 법무부로부터 의사록 인증제외법인이 된 경우에는 공증받을 필요가 없습니다.

 - 하지만 의사록에 간인하거나 기명날인하는 것은 반드시 인감도장이어야 합니다.

 

6. 공증사무소는 공증서류를 얼마나 보존하는가

- 공증서류보존에 관한 규칙 제5조에 따르면 정관은 20년, 사서문서(회의록)는 3년으로 돼 있습니다.

- 그래서 공증을 받은 의사록이나 정관 등은 꼭 복사해서 사본을 보관하고 있어야 합니다. 법률적으로 공증인의 서류보존 의무기간은 이와 같지만 법인 자체적으로 볼 때 정관, 총회와 이사회의사록은 영구보존문서입니다. 폐기해서는 안됩니다.