공증이란,
공증이란 사서문서를 법적효력을 발생시킬 수 있도록 공공문서화하는 절차입니다.
따라서 정부 또는 지자체가 생산하는 공문서는 공증을 받을 필요가 없습니다. 왜냐하면 생산된 공문서 자체가 공증된 문서이기 때문입니다. 중앙부처나 지자체, 공공기관 등과 맺은 민간위수탁협약서와 같은 문서는 그 자체로 공증의 효력을 가집니다.(감사원 유권해석)
공증업무는 법무부가 지정한 공증인만 할 수 있습니다. 광주지역에 공증인 목록은 법무부 홈페이지에 가면 있습니다.
일반 법무사나 로펌에서도 공증업무를 대행할 수 있습니다만 이곳에서도 지정된 공증인 사무소에서 최종적으로 공증을 진행합니다.
비영리법인에서 공증은 의사록인증을 말합니다. 공증을 하는 이유는 바로 '등기'업무 때문입니다.
등기란, 등기사항증명서상에 법인의 명칭, 임원, 주사무소, 주요목적사업, 자본금 등 기재된 내용이 변경될 때 등재하는 법률적 행위입니다.
즉, 총회 의사록과 이사회 의사록입니다.
공증을 진행할 때는 공증업무를 대행할 법무사 또는 로펌이나 또는 공증인사무소를 사전에 물색해서 공증과정에 필요한 서면작성이나 증빙서류 들을 준비할 수 있도록 소통하면서 준비하는 것이 좋습니다. 관련된 서식도 공증사무실에서 제공하는 경우가 있으니 참조하세요.
1) 총회의사록의 공증
- 법인의 정관 변경, 주사무소 변경, 대표자 또는 임원의 변경, 자본금의 변경에는 반드시 총회를 개최하고 이를 기록한 의사록을 공증받아야 합니다.
- 공증해야할 의사록에는 출석이사들의 인감도장을 날인하고, 공증사무실에 공증촉탁대리인위임장에 출석회원 전원의 인감도장을 날인해야 합니다. 이때 인감도장 날인의 진위여부를 확인하기 위해 인감증명서를 함께 제출해야 합니다.
● 준비서면 : 공증사무실 출석인의 신분증(대표자인경우), 정관사본, 법인등기사항증명서(3개월 이내, 말소사항포함(제출용)), 법인인감증명서, 법인인감도장(인감카드도 챙기세요)
※대표자가 아닌 경우에는 제3자의 대리위임장이 필요합니다.
가. 의사록 원본2부(간인, 기명날인)
나. 의결정족수(출석회원의 과반이상) 인감도장, 인감증명서
- 출석회원이 과반이상의 인감도장, 인감증명서 첨부(정관에 의결방법 조항에 재적회원의 과반 출석과 과반 찬성인 경우)
- 의사록에 날인한 출석임원의 인감도장,인감증명서(의사록 날인을 별도 지명한 경우 해당 출석인)
다. 회원명부( 출석,의결,촉탁여부가 표시된) 서식39호 (공증서식에서 주주명부를 수정사용)
라. 진술서(회의개최및 촉탁을 확인) 서식38호
마. 확인서(회의개최를 확인하는 진술서)
바. 공증위임장(위 나항에 해당하는 자의 전원 인감날인이 된) 서식10-3호
※하단 첨부파일참조
2) 이사회의사록의 공증
- 정관에 명시된 이사회의 의결사항에 포함된 경우 이사회 의사록을 공증받아야 합니다.
- 이사장을 선출할 때 이사회 의사록 공증이 필요합니다. 법인에 따라서는 총회에서 이사장을 선출하기도 하는데 보편적으로 비영리법인 표준정관에서는 이사회에서 이사장을 선출합니다.
● 준비서면 : 공증사무실 출석인의 신분증(대표자인 경우), 정관사본, 법인등기사항증명서(3개월 이내, 말소사항포함(제출용)), 법인인감증명서, 법인인감도장(인감카드도 챙기세요)
※대표자가 아닌 경우에는 제3자의 대리위임장이 필요합니다.
가. 이사회의사록원본 2부(출석이사 간인, 기명날인)
나. 출석이사전원의 인감도장, 인감증명서
다. 임원명부( 출석,의결,촉탁여부가 표시된) 서식39호 (공증서식에서 회원명부를 수정사용)
라. 진술서(회의개최및 촉탁을 확인) 서식38호
마. 확인서(회의개최를 확인하는 진술서)
바. 공증위임장(출석임원) 서식10-3호
※하단 첨부파일참조
※감사는 의사록에 기명날인하나요?
- 비영리법인 의사록인증시 감사는 의사록에 기명날인이나 간인할 필요가 없습니다. 다만, 정관에 따라서 또는 자체적으로 의사록을 보관할 때 기록위원과 감사에게 의사록 기재사항을 확인했다는 표시로 의사록 표지에 별도로 기명날인할 수도 있습니다.
3) 공증방법
가. 참관인증 - 공증인이 직접 총회나 이사회에 출석하여 회의진행상황을 참관하는 것입니다. 이 경우 공증인 출장비용이 부담될 수 있습니다. 예상비용은 최저가가 100만원이 넘는다고 합니다.
나. 청문인증 - 총회나 이사회에 출석한 임원과 회원들로부터 공증사무에 대해 촉탁위임을 받은 대리인이 공증사무소에 출석하여 회의 내용에 대한 진술을 공증인에게 서면으로 제출하여 진행하는 방식입니다. 보편적으로 널리 알려진 공증방식입니다.
4)공증비용
- 보통 건당 30~50만원 내외가 소요됩니다. 자세한 내용은 공증사무실에 문의하세요.
(2022.4월현재. 공증사무실 현황 https://viewer.moj.go.kr/skin/doc.html?rs=/result/bbs/294&fn=temp_1646716070321100 )
문서뷰어
viewer.moj.go.kr
5) 공증 안하는 방법은 없나
- 법무부가 고시한 의사록인증제외법인이 되면 의사록 인증을 하지 않고 등기국에 바로 접수하면 됩니다.
- 의사록인증제외법인은 법인을 인허가한 주무관청에 추천요청을 하고 주무관청이 법무부에 인증제외법인 추천해서 확정될 경우 관보에 고시됩니다.
- 의사록인증제외법인은 조직의 정관과 사업이 공익적이어야 하며 의사록의 기재사항이 분쟁이나 갈등의 소지가 없어야 합니다. 준비서면은 정관과 회의록 등을 주무관청에 제출합니다.
참고로 찾기쉬운 생활법령사이트를 일독하세요. https://www.easylaw.go.kr/CSP/CnpClsMain.laf?popMenu=ov&csmSeq=83&ccfNo=4&cciNo=1&cnpClsNo=1&search_put=
비영리 사단법인 > 비영리사단법인의 기관 > 사단법인의 기관 > 임원선임 (본문) | 찾기쉬운 생활
임원, 사업, 공정, 임기
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6) 공증이 끝난 뒤 등기소에 등기를 진행합니다.
가. 임원 변경(취임,사퇴 또는 이사장 변경)의 경우
- 공증받은 총회 및 이사회 의사록 1부(보관본으로 사본을 따로 복사해놓으세요)
- 임원취임승낙서, 임원 주민등록등본, 인감도장 및 인감증명서 각 1통
- 법인등기사항변경신청서(등기국에 있음)
※등기사항증명서(등기부등본)에 대표권 제한규정에 있다면 해당 문구를 이사장 옆에 그대로 기재합니다. 이사의 주민번호, 주소지정보가 필요하므로 주민등록등본을 참조하세요.
- 등기신청수수료 및 등록면허세(광주의 경우 등기국옆 가정법원 1층 은행에 사전납부) 비용은 2~3만원 소요
나. 등기사항에 대표자, 주소지가 변경됐다면 사업자등록증(세무서)을 변경합니다.
※참고사이트
서울시NPO지원센터 블로그(공증내용) https://blog.naver.com/snpo2013/222225497420
법무부 법무정보(공증사무소) https://www.moj.go.kr/moj/2305/subview.do
인터넷등기소(서식) http://www.iros.go.kr/pos1/pfrontservlet?cmd=PCMS6GetBoardC&menuid=001005002&boardTypeID=6.
첨부서면예시
www.iros.go.kr
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