[직무] 비영리조직에서 일하게 될 때 뭐부터 하지?

대부분의 비영리조직에는 실무자가 많지 않습니다.

광주에는 약 2천개 정도의 비영리조직이 있고 전국적으로 수만개 정도가 있을 것으로 추산됩니다.

이 중에서 상근자가 5명 이상 있는 조직은 전체의 10%도 안될 것입니다.

대부분이 대표가 실무를 하거나 상근자가 1~3명정도로 있을테고 우리 주변에서 흔히 접하는 비영리조직들은 대부분 상근자가 없거나 1명이 모든 일을 다 처리할 겁니다.

회비나 후원금만으로 목적사업을 수행하거나 단체 유지정도로 하는 데에는 1명 정도 있을 테고

수익사업이 별도로 존재한다면 2~3명 이상이 될 테지요.

 

단체든 법인이든 비영리조직에서 일하게 되면 사회초년생들은 다들 막막해 합니다.

어떤 것부터 일을 해야하고 어디서 시작해서 어디서 끝나는 일인지 당황할 때가 많습니다.

이번에는 비영리조직의 일을 어디서부터 파악하고 시작하고 일의 범위와 방식을 어떻게 정해야할지 알아보겠습니다.

꼭 비영리조직에만 해당되는 것은 아니고 스타트업에게도 도움이 되는 내용이라고 생각합니다.

 

일하는 방식을 만들기 위한 기초 조사

 

일반 기업에 취업할 때 자기소개서나 면접 전형을 준비하면서 입사지원을 한 기업에 대한 조사를 해보는 것은 매우 중요합니다. 어떤 서비스나 제품을 생산하는지는 기본이고 회사의 주인, 지배구조, 역사, 사업영역등을 알아보는 것은 큰 도움이 됩니다.

 

마찬가지로 비영리조직도 이 조직의 유형은 뭔지, 연혁은 뭔지, 회원들이나 대표자는 누구이고 의사결정구조는 어떤 것인지를 아는 것은 중요하죠. 실무자라면 더욱더 중요합니다. 이렇게 조사하면서 하나씩 디지털파일로 스캔을 떠서 폴더로 정리해놓으면 향후 업무를 할 때 도움이 됩니다.

몇가지 조사해볼 내용을 일러둡니다.

 

가. 법인인지 아닌지

 - 일하는 조직이 법인인지 아니면 임의단체격인지 알아볼 필요가 있습니다. 법인이라면 설립허가증(인가증), 등기사항증명서, 사업자등록증(또는 고유번호증)을 찾아보세요.  법인등록번호와 사업자등록번호는 반드시 자주 사용하므로 따로 메모해놓는게 좋습니다. 

 - 이외에 비영리민간단체 등록여부, 공익법인 지정여부, 의사록인증제외법인 여부등을 알아봅니다.

 - 고유번호증이 아닌 사업자등록증이라면 종목란에 어떤 것들이 기재돼 있는지를 알아봅니다. 

 - 법인이라면 정관, 단체라면 회칙이 있는지 파악해둡니다. 이외에 각종 규정들을 점검해봅니다.

 

나. 조직의 의사결정구조 알아두기

 - 기업에서는 지배구조, 비영리조직에서는 의사결정구조라고 해두죠.

 - 사단법인이라면 총회, 이사회가 있을 것이고 이외에 각종 위원회나 사무국이 있을 겁니다. 재단법인이라면 후원회와 이사회가 있을 것입니다. 회원명단과 임원명단(임기포함)이 있는지를 확인해둡니다.  이름과 주소, 연락처, 임원이라면 임기와 간단한 이력을 파악해 둡니다. 그리고 총회와 이사회의 회의록이 정리돼 있는지를 봅니다.

 - 보통 임원명단은 등기사항증명서(등기부등본)를 떼어보면 창립때부터 현재까지 누가 등기이사로 재임했는지 알 수 있습니다. 다만 일부 법인의 경우 미등기이사가 존재할 수있습니다. 

 

다. 조직의 역사 알아보기

 - 연혁, 걸어온길 등으로 정리된 조직의 이력이 정리돼 있는지 살펴봅니다.

 - 조직의 역사는 총회와 이사회의 개최일시, 각 회의때마다 이사장이나 임원의 변동사항, 사무실의 이전사항, 각종 인허가사항이나 사업확장,  조직의 변동사항들을 기록해놓습니다.

 

라. 금융정보를 파악한다

 - 어쩌면 최우선순위일수 있습니다. 

 - 법인이 아닌 단체의 경우에는 통장을 개설하기 위해 고유번호증을 만듭니다. 금융기관에서 단체 명의의 통장개설은 고유번호증을 반드시 필수서류로 요구하기 때문입니다. 

 -  단체 명의의 통장을 모두 확보하시기 바랍니다. 그리고 단체 명의의 인감도장이나 직인등 확보가능한 모든 도장을 확보해둡니다. 단체 명의의 통장은 금융기관명, 계좌명, 사용목적을 엑셀 등으로 정리해두어 따로 출력해서 업무용 책상위에 비치하면 좋습니다. 회비나 후원금 통장, 지출전용통장을 알아보는 것도 중요합니다.
 -통장이 확보되면 단체 명의의 모든 통장의 입출금 내역을 연도별로 통합해서 정리해두세요. 이것은 금전출납부인 셈입니다. 만약 전임자가 입출금 장부를 작성해두었다면 정말 다행이구요. 이 장부를 보고 1년간 수입과 지출규모를 파악하고 어떤 내용의 지출과 수입항목이 있는지 파악해야 합니다. 수입지출예산서와 결산서가 있다면 정말 도움이 되겠지요.

수입지출(수지)예산서와 결산서가 없다면 시간이 날때 만들어보면 더 좋겠지요.

 

마. 사업내용을 파악한다.

 - 정부나 지자체로부터 받는 보조금 사업을 알아둡니다. 보조금사업의 명칭과 결정통지공문, 정산완료공문, 사업계획서. 결과정산보고서를 챙겨둡니다.

 - 단체나 법인 자체로 추진했던 목적사업이 있다면 계획서와 결과보고서를 챙겨둡니다. 

 

가항에서 마항까지가 바로 비영리조직에서 처음 일할 때 파악해두는 기본정보입니다. 여기까지 파악이 됐다면 비영리조직에서 일할 준비는 다 된 것입니다. 이제 조직에 대한 정보를 다 파악했기 때문에 임원진들의 업무지시가 있다면 정보를 몰라서 당황하는 일은 없을 것입니다. 

 

추가적인 자료조사

 

보다 원활한 업무진행을 위해서는 조직에서 사용하는 서식, 근로계약서, 각종 증명발급대장, 연차대장, 비품자산대장을 정리해두는 일입니다. 서식은 인터넷에 무료서식이 많이 있습니다만 우선 법령에서 규정한 서식이 있다면 정부 부처 홈페이지(고용노동부, 법무부, 행안부 등)에서 검색하길 권합니다. 그리고 인터넷에서 검색된 서식은 다운받지 마시고 참조하여 직접 만드시는게 좋습니다.

근로계약서는 본인의 근로계약서를 만들어두시는게 좋습니다. 많은 비영리조직에서 근로계약서 작성을 허투루 생각하는 경향이 있습니다. 하지만 이것은 법령이 규정하는 사항이기 이전에 비영리조직의 윤리이기도 합니다. 

비영리조직에서도 사실증명, 재직증명, 경력증명과같은 증명서 발급을 해줘야할 일이 많습니다. 이런 증명발급기록을 유지하는 것도 필요하고 조직이 갖고 있는 비품이나 자산의 구입시기, 제조년월일, 제조사, 구입가격, 수량 등을 파악해서 관리해두는 것도 필요합니다.  

 

다음 발송공문과 수신공문대장을 확인합니다. 마지막으로 정말 중요한 단체 명의의 이메일, 홈페이지나 4대보험 포털센터, 인터넷뱅킹 등에 사용되는 아이디와 비밀번호, 공인인증서 비밀번호 등을 '보안계정관리대장'을 만들어 하나의 문서안에 기록해둡니다.

 

이렇게 자료조사를 한 내용을 스캔을 떠서 폴더로 관리하거나 다양한 정보를 집약해 한글이나 엑셀문서로 저장해두면 이제 남은 일은 돈을 지출할 때 영수증빙을 관리하는 것, 사업계획서를 작성하거나 결과보고서를 만들거나 증빙사진을 기록하는 것들을 빼고는 실무자가 해야할 일의 시작과 끝이 눈에 보일 겁니다.