[회의] 비영리 사단법인, 비법인 사단의 총회 개최(작성중)

앞서 여러 포스팅에서 비영리조직에서 회의를 개최하고 진행하며 기록하는 방법을 언급한 바 있습니다.

 

이번에는 비영리조직에서 총회를 개최하는 방법을 알아보겠습니다.

우선 총회란, 의결권(결의권)을 가진 구성원이 참석해 조직의 설립목적에 부합하는 안건을 처리하는 최고의결기구입니다.

비영리조직의 총회 진행방법은 민법의 '법인' 규정을 준용하여 운영되기 때문에 우선 비영리사단법인과 비법인사단(법인으로보는 단체이며 등기하지 않은 단체)에 적용되는 조항들을 중심으로 정리해보겠습니다.

 

1. 총회의 개최

 - 총회는 연 1회 개최가 법정 개최횟수입니다. 그 이상은 자체적으로 개최 횟수를 정할 수 있습니다.

- 총회는 회계년도 개시 후 3개월까지, 즉, 3월 말까지 개최하여 전년도 사업결과와 결산안을 확정해야 합니다.  

- 총회는 총회 개최일 7일 전까지 통지해야 합니다. 여기서 7일 이라 하면 개최일을 제외하고 그 전날부터 기산합니다.

 3월 10일이 총회 개최일이면 3월 2일 24시까지는 총회 공고 또는 통지가 발신되어야 합니다.

 - 총회의 개최 통지는 홈페이지나 문자, 유선, 우편 방식 등 증거를 남길 수 있는 방식이라면 어떤 형식이든 가능합니다. 대개 정관이나 회칙으로 통지의 방식이 규정돼 있습니다.

 - 총회의 통지시에는 총회에서 의결할 안건을 사전에 명시하여야 합니다. 그래야 총회에 참석하기 어렵거나 위임을 할 경우 사전에 서면으로 투표하거나 대리인을 세워 안건에 대해 사전에 의결서를 작성해야 하기 때문에 서면으로 위임장 등을 동시 발송하는 것이 좋습니다.

 - 법인을 설립하는 경우에는 발기인 총회와 창립 총회가 동시에 진행됩니다.

 

2. 총회의 정원

 - 총회의 개최방법은 정관과 규정에 따라야 합니다. 정관이나 규정이 없을 경우 민법을 준용하여야 합니다.

 - 총회는 회원의 자격을 규정하여 재적회원이 몇명이고 이 가운데 의결권을 행사할 수 있는 회원이 몇명인지를 사전에 파악해 두어야 합니다. 그래야 의결정족수를 확인할 수 있습니다. 

 - 의결정족수에 관한 규정에서 '재적회원의 과반수 이상의 참석과 출석 회원의 과반수 이상의 찬성으로 한다'고 돼 있다면 재적 회원의 절반이상이 반드시 참석해야 하고, 또 의결에 찬성하는 회원이 출석회원의 절반 이상이 되어야 하기 때문입니다.

 - 총회의 구성원을 회원 뿐만 아니라 임원도 포함한 경우 재적회원의 총수는 합산됩니다.

 - 1인 1표제입니다. 임원과 회원이 중복될 경우 1표만 인정합니다. 비영리조직에서는 회원단체의 대표자를 회원으로 하는 경우도 있습니다만 부득이 출석자 1인이 2표를 갖게 되는 경우가 있습니다. 이 경우 1인이 2표를 행사하는 것은 1인 1표제 원칙에 어긋나므로 내부 규정으로 의결권 규정을 별도로 두어야 할 것입니다.

 - 위임의 방식을 서면으로 통지하였다면 서면으로 위임한 경우 출석으로 간주됩니다. 

 

3. 총회의 진행

 - 의장이 있다면 문제 없습니다만 의장이 없을 경우 연장자를 임시의장으로 선출하여 회의를 진행합니다. 

 - 법인의 창립총회는 설립결의문, 정관 채택, 임원 선출 순으로 진행하여 정상적으로 선출한 의장이 사업계획, 예산안 등을 심의 의결할 수 있도록 합니다.

 - 임원을 새로이 선출하여 이사회를 개최할 필요가 있는 경우 잠시 정회를 선언한 후 이사회를 개최할수 있습니다.

 - 의결방식은 비밀투표, 거수투표 등 다양한 방식이 있으며 의장이 반대의사나 이의가 있는지를 확인하고 의결여부를 참석회원들에게 물어 이상없음을 확인한후 의결하는 것이 일반적인 관행입니다.

 - 총회는 이사장이 회원들에게 조직의 운영 전반에 대해 보고하는 자리입니다. 이사장이 의장으로서 회의를 진행하는 경우가 많다보니 이사장은 제3자인 것처럼 인식하는 경우가 많은데 이사장은 조직 운영의 책임자로서 회원들에게 보고의무가 있습니다. 관행적으로 이사장이 의장인 경우 상임이사 또는 사무국 총괄자가 대리 보고합니다.

 - 감사보고서는 이사회의 운영상황에 대해 감독권한이 있는 자가 이사회 운영상황이나 조직전반의 사항에 대해 사업과 재정분야에 대한 감독 결과를 총회의 회원들에게 보고하는 문서입니다. 또한 조직의 위법한 상황이 발견된 경우 즉시 주무관청에 보고하도록 하는 의무도 지닙니다. 감사는 이사와 마찬가지로 총회 개최를 요구할 수 있는 권한이 있습니다. 전년도 감사보고가 이뤄지면 감사보고에서 지적된 사항의 개선 결과에 대해 반드시 다음 총회에서 보고되어야 합니다.

 

4. 총회의 안건

 - 총회의 안건은 사전에 공지된 안건에 한합니다. 총회 도중 다른 안건을 제안하여 의결하는 것은 민법에 위배됩니다. 다만, 정관에서 안건의 상정과 의결방식을 달리 정한바가 있다면 가능합니다.

 - 임원의 선출이 있는 경우 기존 임원은 총회 도중 임기가 만료된 것으로 봅니다. 다만, 대외적으로 임원의 임기는 등기변경일까지입니다.

 - 정관을 변경하는 경우 사전에 주무관청과 협의하여 반려되는 일이 없도록 변경조항을 협의하여 진행해야 합니다. 정관변경시에는 민법상 또는 비영리법인 표준조례에 맞추어 재적회원의 4분의 3이상 또는 3분의 2이상 등 정관 조항에 따라 의결해야 합니다. 정관이 변경되면 바로 주무관청에 승인을 얻어야 정관으로써 효력을 가집니다.

 - 법인의 익년도 사업계획과 예산안은 회계년도 종료 3개월 전, 즉 9월 말까지 내부 결재를 득하도록 하여야 합니다. 이떄 예산안이란 세입세출예산서로써 관, 항, 목으로 구분된 계정과목별 예산수입지출계획을 말합니다.

 - 과년도 사업결과와 결산안은 경영공시에 중요하나 사항이므로 이떄 결산서는 세부수입지출예산서와 재무제표를 말합니다. 세법상 공익법인의 경우 기부금모집및집행실적도 포함됩니다.

 - 정관이 정한 총회의결사항은 이사회에 위임하였거나 다른 내부 기구에 위임한 사항도 결의가 가능합니다. 다만 정관이나 법령에 위배되는 결의는 할 수 없습니다.

 

 5. 총회의 종료

 - 의사록을 남겨야 합니다. 의사록에는 출석이사의 기명날인이 필요합니다.  공증을 위해서라면 인감도장으로 날인하는 것이 좋습니다. 

*기명날인이란 이름을 적는다는 뜻인데 여기서 이름은 자서(자기필체로)하는 것이 아닌 컴퓨터로 이름을 표시하거나 다른 사람이 이름을 대신 쓰고 도장을 찍는다는 뜻입니다.  **이에 반해 서명날인은 자서(자기 필체로)로 다른 사람이 알아볼 수 있게 이름을 적고 도장을 찍는다는 것입니다.

 - 의사록은 회의도중 작성하고 회의가 종료될 경우 기록위원이나 출석이사의 확인을 받아야 합니다. 기록위원의 확인은 회의록 표지에 표기하고 출석이사의 확인(기명날인) 회의록 본문 마지막 끝에 남깁니다. 현실적으로 매우 어려운 일입니다. 공증을 위해서는 회의에 출석한 이사들이 인감도장과 인감증명서를 지참하고 날인해야 하는데 회의록을 확인하고 날인하는데 상당한 시간이 소요되는 일도 있습니다. 비영리법인의 이사라면 회의 참석시마다 인감도장과 인감증명서를 지참하고 반드시 회의록의 기재상태를 확인하는 것도 회의의 중요한 절차로 인식되어야할 것입니다.

 - 폐회선언 후에 회의록확인절차가 있거나 또는 폐회 전 절차로 진행하기도 합니다.

 - 차기 회의에서 '전차회의록을 확인'하는 것은 이에 갈음하는 것이 아닌 단순히 전차 회의내용을 공유하기위한 절차입니다.